Автоматизация документооборота на предприятии – обязательная составляющая эффективности управления бизнесом, – впрочем, так же, как и автоматизация делопроизводства на предприятии, которая является общим случаем автоматизации документооборота. Но это, разумеется, работает лишь в той ситуации, если Вы являетесь по-настоящему активным руководителем, готовым работать на перспективу.
Автоматизация документооборота на предприятии и методы ее осуществления
Не стоит объяснять, что документы являются информационной основой коммерческой деятельности любого предприятия и неизменно сопровождают все его бизнес-процессы. Под документооборотом же понимается процесс движения документов и управление этим процессом, – следовательно, автоматизация документооборота на предприятии способствует наиболее эффективному решению следующих задач:
- поиск, оформление, прием, передача и другие манипуляции с документами
- сокращение ошибок персонала при ведении документооборота
- управление потоками документов
- организация финансового и управленческого учета и других задач
Без автоматизации документооборота на предприятии – тем более, если последнее претендует на переход из малого бизнеса на более высокий уровень – круговорот документов будет то и дело приводить к длительному поиску необходимой «бумажки», возникновению дубликатов, задержкам с отправкой и получением документов, росту недовольства клиентов, поставщиков и партнеров и т. д., что не только снижает рентабельность организации, но и способно надолго парализовать ее деятельность.
Между тем, автоматизация документооборота на предприятии является основой упорядоченного движения всех договоров, счетов, накладных, решений и т. д., и начинается она с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа система определяет стандартную схему его движения от момента создания до отправки в архив. Затем на каждом этапе жизненного цикла документа к нему «приставляются» ответственные лица, привязываются другие документы, объединенные общими темами и т. п. Это позволяет оптимизировать документооборот, исключить множество дублирующих друг друга операций и документов, ускорить процесс обработки данных и т. д.
Автоматизация делопроизводства на предприятии как метод повышения рентабельности бизнеса
Основой грамотного ведения документооборота является эффективная автоматизация делопроизводства на предприятии. Как правило, речь ведется об автоматизации следующих задач:
- составление, оформление и согласование документов
- обеспечение документооборота
- организация хранения документов
Еще задолго до того, как тот или иной документ вступает в первый этап своего жизненного цикла, к нему предъявляется множество требований, от правил оформления до содержания. Чего стоят одни только цифры в реквизитах предприятий, проверять которые при вводе вручную приходится неоднократно. Таким образом, приведение всех документов к единой классификации с помещением ее в автоматизированную систему избавит Ваш персонал от досадных, а порой и фатальных ошибок в работе с важными бумагами, клиентов и партнеров – от нервного напряжения, а Вас – от подсчета убытков. При этом каждый документ при автоматизации делопроизводства на предприятии будет храниться в единой базе данных, а первичная оптимизация документооборота произойдет еще на этапе внедрения системы. Также программные средства автоматизации позволят наладить обмен документами с территориально удаленными пользователями.
Компания «Флайлинк» – признанный специалист в области внедрения комплексных автоматизированных систем управления предприятием, включая автоматизацию документооборота и делопроизводства в целом. При этом опыт наших специалистов подтверждается не только «немыми» сертификатами, но и, что называется, «молвой народной»: достаточно прочитать рекомендательные письма клиентов, размещенные в соответствующем разделе нашего сайта.
